Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dobrowolny i obowiązkowy

Michał Gabrysiak

Ekspert z zakresu krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego i Partner w Tax Support Center Sp. z o.o. Wieloletni pracownik renomowanych spółek doradztwa podatkowego (BIG 4). Absolwent Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Posiadają wieloletnie doświadczenie w stosowaniu polskiego i międzynarodowego prawa podatkowego. Specjalizuje się w zagadnieniach z zakresu podatku VAT, ze szczególnych uwzględnieniem obrotu międzynarodowego. Wieloletni i doświadczony wykładowca i trener wielu renomowanych firm. Autor licznych publikacji publikowanych m.in. w Rzeczpospolitej, pozycjach wydawnictwa Difin, Presscom Wolters Kluwer i innych.

Adresaci szkolenia 

Szkolenie adresowane jest do pracowników pionów finansowo-księgowych oraz pracowników i właścicieli biur rachunkowych prowadzących usługowo księgi rachunkowe.

Przepisy o dobrowolnym KSeF obowiązują od roku 2022. Dodatkowo uchwalono już przepisy o obowiązkowym KSeF, które będą obowiązywać od lutego 2026 r.

Do tej pory faktury funkcjonowały w wizualnej formie (papierowej lub elektronicznej). Wprowadzenie KSeF zmieni w znaczny sposób wystawianie i otrzymywania faktur w obrocie krajowym, co znacząco również wpłynie na obieg dokumentów w firmie (szczególnie w dużych podmiotach gospodarczych lub u takich specyficznych podatników VAT jak jednostki samorządu terytorialnego, lub grupy VAT).

W trakcie szkolenie omówimy zatem zagadnienia związane z KSeF z punktu widzenia obiegu dokumentów w firmie.

PROGRAM

I. Pojęcie faktury ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF):

• definicja faktury ustrukturyzowanej,
• okres przechowywania faktur przez KSeF,
• obowiązek i okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych (sprzedażowych oraz zakupowych) - w jakich sytuacjach należy zabezpieczyć dane faktur ustrukturyzowanych we własnym zakresie?
• obowiązek przekazania faktur ustrukturyzowanych na żądanie organów podatkowych,
• sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF krajowym kontrahentom,
• sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF zagranicznym kontrahentom,
• czy można wystawić lub uzyskać duplikat faktury ustrukturyzowanej?I

II. Numer systemowy nadany fakturze przez KSeF:

• nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF,
• znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF,
• elementy nr systemowego KSeF,
• czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
• sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK oraz innych księgach podatkowych,
• czy nr systemowy KSeF powinien być umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
• kod QR umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej - obowiązek, znaczenie oraz zawartość danych w kodzie QR,

III. Płatności za faktury ustrukturyzowane - znaczenie numeru KSeF

• specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności od lutego 2026 r.,
• specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu zwykłego przelewu po zmianach.
• przelewy zbiorcze za faktury ustrukturyzowane - zbiorczy identyfikator przelewy generowany przez KSeF,
• zapłata zaliczek przy użyciu podzielonej płatności a faktury ustrukturyzowane,

IV. Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej:

• data wystawienia oraz otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
• data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF a termin płatności,
• data wystawienia faktury widoczna na wydruku lub obrazie faktury a prawna data wystawienia,
• faktury wystawione w KSeF otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej).

V. Dostęp do zakupowych oraz sprzedażowych faktur ustrukturyzowanych:

• dostęp do faktur poprzez interfejs KSeF Ministerstwa Finansów,
• bezpośredni dostęp do faktur poprzez program księgowy podatnika,

VI. Funkcjonowanie faktur papierowych i elektronicznych w okresie obowiązkowego KSeF od lutego 2026 r.:

• bilety stanowiące faktury,
• paragony stanowiące faktury uproszczone,
• faktury wystawiane bezpośrednio z kas rejestrujących,
• faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”),
• faktury wystawione w okresie awarii KSeF,
• faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• faktury wystawione w KSeF otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej) od lutego 2025 r. - znaczenie kodu QR,
• tworzenie wydruków oraz elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF na wewnętrzne potrzeby firmy (np. dokonania merytorycznych opisów przez pracowników),
• sprawny przepływ finansowy - informowanie nabywców o dostępności faktury zakupowej w KSeF oraz terminie jej płatności - np. czy można wysłać nabywcy informacyjnie obraz pdf faktury wystawionej w KSeF?
• czy można robić wydruki lub elektroniczne obrazy faktur ustrukturyzowanych na potrzeby wewnętrzne firmy - np. w celu dokonania opisów merytorycznych przez pracowników?

VII. Dokumenty towarzyszące fakturom wystawionym w KSeF oraz załącznik do faktur:

• przekazywanie wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF w celach handlowych - czy to będzie możliwe i zgodne z prawem, a jeżeli tak, to na jakich zasadach?
• czy w KSeF będzie można dodawać do faktur dodatkowe dokumenty (np. WZ, Zmówienie, CMR itp.),
• czy w KSeF będzie można dodawać do faktur załączniki (np. wykaz faktur korygowanych, wykaz usług wykonanych w danym miesiącu, protokół odbioru robót itp.),
• czy do faktur korygujących wystawionych w KSeF należy gromadzić dokumentację, z której wynika uzgodnienie warunków korekty,

VIII. Wskazanie „Podmiotu 3” w fakturze wystawionej w KSeF:

• w jakich sytuacjach wskazuje się „Podmiot 3” na fakturach ustrukturyzowanych,
• istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na rzecz jednostek samorządu terytorialnego,
• istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na podmiotu będącego członkiem Grupy VAT,
• inne sytuacje, w których istotne będzie wykazanie „Podmiotu 3” na fakturze ustrukturyzowanej - np. faktoring, zakupy dokonywane przez pracowników, za które zapłata następuje środkami powierzonymi przez pracodawcę, powierzenie towarów podmiotowi innemu niż nabywca towarów (odbiorcy) itp.

IX. Korzystanie z KSeF oraz nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF przez inne osoby i podmioty:

• rozpoczęcie korzystania z KSeF - jakie narzędzia autoryzacyjne są niezbędne?
• wyznaczanie „Administratora KSeF” przez podmioty niebędące osobami fizycznymi (formularz ZAW-FA),
• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
• sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla osoby fizycznej (np. pracownika),
• sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla podmiotu działającego w formie innej niż jednoosobowa działalność gospodarcza (np. kontrahent w ramach samofakturowania),
• dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez podmioty, które są częścią „zbiorowych” podatników VAT (jednostki budżetowa w jednostkach samorządów terytorialnego, członkowie grup VAT),
• tokeny jako narzędzie autoryzacyjne do określonych operacji w KSeF (np. dostęp do faktur wystawionych w KSeF, wystawianie faktur w KSeF) - możliwość automatyzacji procesu wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF,
• odpowiedzialność karno-skarbowa osób lub podmiotów korzystających z uprawnień do wykonywania określonych czynności w KSeF.

X. Inne sytuacje dokumentacyjne związane z fakturami ustrukturyzowanymi:

• prawna data otrzymania faktury w KSeF dla celów rozliczeń cywilno-prawnych,
• brak akceptacji nabywcy w stosunku do faktury otrzymanej w KSeF - jak to zrobić w związku z brakiem możliwości odesłania faktury,
• faktury wystawiane w KSeF w celu wyłudzeń,
• czy można otrzymać duplikat faktury wystawionej w KSeF?
• czy nota korygująca do faktury ustrukturyzowanej jest skuteczna prawnie?
• czy można anulować fakturę wystawioną w KSeF?

OPŁATA